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資料確認（作成のための準備）
データ収集
修繕工事、長期修繕計画、建物調査等を計画する前に、竣工図をはじめ様々なデータの管理が計画的かつ経済的なマンション維持に繋がります。
竣工図書
建物を維持管理するために最も必要なデータです。
一般的に写真のような製本がされているもので、各マンションに竣工時または、引渡し時に必ず現地（管理人室等）に保管されています。（建築・構造、設備、電気の計2～5種類）紛失や劣化に注意して保管してください。
修繕記録等
次回修繕、長期修繕計画作成のため等に必要なデータです。
一度修繕を経験したマンションには、修繕工事完了報告書や工事内容（仕様）、見積書、各部位の保証期間がわかる文書等が保管されていると思われます。この記録は、次回修繕や長期修繕計画作成に必要なデータとなります。
既存の長期修繕計画書
過去に長期修繕計画を立てられた場合は、未来に向けて算出された工事予算や積立金の詳細が記載されているはずです。
当社で長期修繕計画をご提案する際に参考とさせていただきますので、保管されている場合はご提供をお願いしています。
重要書類は電子データ化がおすすめ
上記で紹介した各データ（図面・資料等）は、印刷物で、大型のものが多いため、保管だけでも大変な上、年々劣化します。
特に図面は一度失うと、再作成に多大な費用が必要となるため、弊社では、大事なデータ（図面・資料等）の電子データ化をお勧めしています。
電子データ化することにより、膨大な資料をパソコンの画面で簡単に検索できるだけでなく、大きな資料も目的に合わせ、家庭用プリンター等でＡ4サイズ等に縮小印刷も可能となります。
